Les bonnes pratiques de l'usage des courriels

1. Fonctions de base

J'utilise répondre quand :

  • Je ne souhaite parler qu'à l'expéditeur du mail
  • Je lui donne une information courte sur ma présence/absence lors d'une réunion qu'il met en place
  • Je lui transmet une information confidentielle que je ne veux pas transmettre à tout le monde

J'utilise répondre à tous quand :

  • Je veux parler au groupe de discussion entier
  • J'ai des idées à faire passer
  • J'émet une opinion sur la discussion en cours

J'utilise transférer à quand :

  • L'information du mail peut intéresser un de mes contacts
  • Il ne s'agit pas d'une information confidentielle
  • Il s'agit seulement d'une information, pas d'une discussion en cours

2. Utilisation “avancée”

  • Je peux faire un répondre à tous et rajouter un autre destinataire (soit en destinataire, soit en copie carbone).
    • Dans ce cas je préviens le groupe de discussion de qui est ajouté et pourquoi dans le corps du mail

3. Type de destinataires

  • Destinataire / To : La ou les personnes à qui le mail s'adresse en premier lieu. L'information est important pour eux ou l'on attend une réponse de leur part
  • Cc / Copie carbone / Carbon copy : La ou les personnes qui peuvent être intéressées par la discussion mais ne sont pas considérées comme essentielles. La discussion pourra se conclure sans leur intervention
  • Cci / Copie Carbone Invisible / Blind carbon copy : Option considérée comme malpolie ou malveillante Son usage est déconseillé. L'usage de la copie carbone et du transfert sont à privilégier pour maintenir une communication claire.

4. “Au-delà de trois courriels, on s'appelle !”

  • Cette pratique évite les quiproquos, les incompréhensions et in-fine la mise sous tension entre deux personnes ou dans un groupe.
  • Elle permet aussi de maintenir une communication claire entre les participants

5. Répondre sur une liste de discussion

  • Les listes de discussion du CDMEB sont configurées de sorte que la réponse s'adresse à tous les membres de la liste (et pas uniquement à l'émetteur du message initial). Ceci permet de favoriser les échanges et la discussion.
  • Si on souhaite répondre uniquement à l'émetteur du message initial, il convient de modifier le champs Destinataire: et de placer le courriel de la personne souhaitée.

6. Raccourcis claviers